Система записи
и бронирования в amoCRM
УСТАНОВИТЬ

Система записи
Кронос 2.0: Быстрый старт

Окно выбора шаблона

Первое что мы видим при входе в виджет после его установки это окно выбора шаблона настроек:
Шаблоны - это заранее заготовленные настройки виджета под конкретный тип бизнеса.
Они позволяют пропустить этап первичной настройки виджета и сразу посмотреть как будет работать базово настроенная система.

Мы крайне рекомендуем ознакомиться с перечнем доступных шаблонов и если среди них есть ваш тип бизнеса или похожий по логике работы - применить его.

При применении шаблона автоматически будут созданы:
  • Типы ресурсов
  • Ресурсы
  • Типы услуг
  • Типы цен
  • Календарь
  • Несколько записей в календаре для демонстрации вида карточек
Далее вы можете переименовать услуги и ресурсы и скорректировать настройки под ваш конкретный кейс.

В данной инструкции мы будем рассматривать настройку виджета с нуля - без применения шаблона, но рекомендуем пройти по инструкции даже если воспользовались шаблоном, чтобы изучить основной функционал системы.
Важно! - окно выбора шаблона появляется до тех пока вы не внесете изменения в настройки или не выберете шаблон. Окно можно закрыть кликнув по фону за его пределами, после внесения изменений в настройки предложение применить шаблон повторно возникать не будет.
Базовая логика работы виджета

В каждой записи Кронос 2.0 обязательно должны присутствовать:
  • Ресурс (что/кто нам требуется для оказания услуги)
  • Контакт - (кому оказывается услуга)
  • Услуга
Далее - чтобы увидеть записи которые мы создаем нам нужно создать календарь в котором они буду отображаться.

Начнем с создания ресурсов!

Создание типов ресурсов

Первое что нам нужно сделать при настройке виджета - создать типы ресурсов которые будут требоваться для услуг которые мы планируем оказывать.
Например:
  • Если у вас салон красоты, то ресурсами будут мастера которые будут оказывать услуги
  • Для медицинских клиник - ресурсами будут врачи и кабинеты
  • Для праздников и корпоративов - Ведущие, Диджеи, Площадки, Оборудование и реквизит
И тд.

Чтобы создать типы ресурсов перейдем в соответствующий раздел настроек:
Далее необходимо задать название типа ресурса и выбрать нужные вам опции:

1)Рабочее время: По умолчанию ресурсы используют рабочее время - это означает, что для них требуется настроить рабочие графики.
Если рабочее время не заполнено, то все время считается не рабочим и будет выделено серым цветом в календаре. Если у данного типа ресурсов не подразумевается работа по графику - эту опцию можно отключить.

2)"Ресурс может быть пользователем" :Опция дает возможность сопоставить ресурс с пользователем.
Подробнее о сопоставлении ресурсов с пользователями ->

3)Вместимость/Количество элементов: Опция требуется если вам нужно контролировать кол-во доступных единиц ресурса.

Например: Если у вас фото-студия и у вас есть 3 набора декораций, вы можете одновременно предоставить декорации для 3 разных клиентов, но не более - чтобы это реализовать, можно использовать вместимость.
Подробнее о вместимости и настройках ресурсов ->

4)Тип поля:
  • Если вы хотите чтобы в одной записи можно было использовать несколько ресурсов одного типа (например несколько аниматоров для проведения одного мероприятия) - то вам подойдет мультисписок
  • Если нужно использовать только один ресурс данного типа (например для консультации с врачем требуется только 1 врач) - то подойдет список

Создание конкретных ресурсов

Далее, нам трeбуется наполнить созданные нами Типы ресурсов конкретными ресурсами.
Для этого вернемся в список ресурсов и нажмем на кнопку "Добавить":
В открывшемся окне нам нужно заполнить:
1)Название ресурса

2)Тип ресурса

3)Филиалы в которых будет доступен ресурс (по умолчанию каждый ресурс доступен для всех филиалов)

4)Связь с услугами (Если включить данную опцию, то выбранные услуги можно будет использовать только в тех записях, где есть связанный с ними ресурс.
Рекомендуем использовать данную функцию только в тех случаях когда действительно есть жесткая связка между услугой и например специалистом который ее оказывает)

Когда мы создали нужные нам ресурсы, можно переходить к следующему этапу - настройке услуг

Создание типов цен и категорий услуг

По аналогии с ресурсами, прежде чем создать сами услуги нам нужно создать типы цен которые могут быть у услуг.
Типы цен - могут выглядеть сильно по разному в зависимости от сферы бизнеса, например:
  • Для боулинга - типами цен могут быть "Будние дни" и "Выходные" тк обычно цены зависят от дня недели
  • Для салонов красоты - "Обычная цена" и "Для постоянных клиентов"
  • Для экскурсий, поездок, концертов - "Взрослый билет", "Детский билет" и "Льготный билет"
Если есть необходимость применять разные типы цены в зависимости от дня недели, времени или даты, есть возможность реализовать это с помощью Правил применения типов цен.

Так же, если имеется большое кол-во услуг их можно разделить на категории для удобства поиска при создании записи:

Создание услуг

После создания нужных нам типов цен и категорий услуг мы можем вернуться к списку услуг и начать создавать услуги:
В открывшемся окне нам нужно заполнить:
1)Название услуги

2)Тип услуги ("Групповая услуга")
  • Если услуга индивидуальная - оставить переключатель в выключенном положении
  • Если услуга будет групповой - включить
Групповые услуги отличаются тем, что на них может одновременно записать множество разных клиентов, примеры групповых услуг:
  • Экскурсии/транспортные услуги
  • Вебинары/семинары/матер-классы
  • Групповые уроки (досуг и в целом сфера образования)
  • Йога, Пилатес, Единоборства
Подробнее о групповых записях ->

3)Филиалы в которых будет доступен ресурс (по умолчанию каждый ресурс доступен для всех филиалов)

4)Категория услуги

5)Продолжительность - используется в для следующих целей:
  • Автоматическая подстановка/рассчет продолжительности записи
  • Формирование свободных слотов в онлайн форме
Далее услугу можно сохранить
После сохранения в карточке редактирования появятся дополнительные разделы:
1)Возможность указать стоимость услуги при каждом типе цены
*При при клике на значек "+" можно указать цену в зависимости от филиала, если есть такая необходимость

2)Раздел ресурсы - позволяет выбрать с какими ресурсами будет связана услуга
(Если добавить хотя бы одну связь, то услугу можно будет использовать только в тех записях, где есть связанный с ней ресурс. Рекомендуем использовать данную функцию только в тех случаях когда действительно есть жесткая связка между услугой и например специалистом который ее оказывает)

3)Раздел онлайн запись - если вам требуется принимать онлайн записи, настройка данного функционала подробнее рассматривается в статьях:

Далее мы можем перейти к настройке отображения записей - создать календари

Важно! - все настройки записей: Календари, Статусы и тд настраиваются отдельно для каждого филиала.
Следовательно если у вас несколько филиалов, требуется в каждом из них создать свои статусы, календари и опции отображения и создания записей.

Настройка календарей


Вернемся во вкладку "Записи". Мы увидим пустую страницу с предложением создать календарь.
1)Мы можем перейти по ссылке чтобы сразу попасть в нужный раздел настроек
2)Если мы уже создали календарь, то в дальнейшем мы можем зайти в настройки календарей через "Шестеренку" в правом верхнем углу
Далее находим блок настроек "Календари" и кликаем "Добавить"
В открывшемся окне нам нужно заполнить:
1)Название календаря

2)Шаг календаря по умолчанию

3)Вид календаря - рекомендуется оставить вид "Продолжительность и ресурсы"
Альтернативный вид "Расписание" нужен только в кейсах где нужен обычный календарь где по горизонтали расположены дни, а по вертикали время, без отображения ресурсов.

4)Настройка отображения записей:
  • Записи и события = отображать и групповые и индивидуальные записи
  • Только индивидуальные записи
  • Только групповые события
5)Настройка ориентации календаря - позволяет выбрать по какой оси отображать ресурсы
Обращаем внимание что группировка ресурсов по типам доступна только в режиме "По строкам"

6)Чтобы тип ресурса отображался в календаре необходимо добавить его

Обычно настройки 2, 3, 4 и 5 можно оставить по умолчанию

Далее мы можем сохранить календарь и проверить что получилось вернувшись на страницу "Записи"
Если оставить все настройки по умолчанию и только добавить нужные типы ресурсов то мы увидим календарь такого вида:

Далее можно перейти к настройкам записей, мы рассмотрим только самые основные настройки на которые стоит обратить внимание перед началом работы.

Настройка статусов записей

Перейдем в раздел настроек записей:
Первым блоком настроек который мы увидим будут статусы записей.
Статусы могут иметь разное значение в зависимости от типа бизнеса и в целом нужны для того чтобы отслеживать что происходит с записью и как она завершена.

Всегда присуствуют 2 системных статуса:
  • Клиент пришел
  • Клиент не пришел
Системные статусы отличаются от пользовательских тем, что запись попавшая в один из них считается завершенной и более не занимает место в календаре.

Это важно, так как на это время смогут записаться другие клиенты, вместо того, который например пропустил запись.

Например:
  • Для уроков английского (как в нашем демо) пользовательскими статусами могут быть "Записан" и"Заболел"
  • Для Аренды авто "Авто забронировано", "Авто у клиента", "На тех. обслуживании"
  • Для мероприятий "Ожидает предоплаты", "Забронировано", "В процессе" и тд
После создания нужных статусов двигаемся ниже по странице к настройкам записей.

Настройки записей

Под настройками статусов мы увидим следующие опции:
Рассмотрим по порядку и остановимся только на необходимых для начала работы:

1)Формат записи - позволяет выбрать будет ли возможность при создании записи указать дату и время или только дату

2)Типы записей - опция позволяет выбрать какие типы записей можно будет создавать в данном филиале
  • Записи и события(индивидуальные и групповые записи)
  • Индивидуальные записи
  • Групповые события
*Если вам требуется в рамках филиала только 1 тип записи вы можете выбрать его и тогда при клике на слот в календаре не будет предложено выбора "Запись" или "Событие" и сразу будет открыта карточка создания записи/события.

3)Учет длительности услуг - можно включить если вам требуется автоматически выставлять продолжительность записи в зависимости от продолжительности услуг добавленных в запись.
Подробнее рассматривается в разделе Основные настройки | Запись ->

4)Бронь мест с типами цен - опция специфическая для групповых записей и подробнее рассматривается в разделе Основные настройки | Запись ->

5)Услуга x Кол-во мест - опция специфическая для групповых записей и подробнее рассматривается в разделе Основные настройки | Запись ->

6)Запрещать запись в нерабочее время - опция позволяет запретить создание записей на время указанное как не рабочее у филиала или ресурса.

*По умолчанию данная опция выключена и система позволяет записаться на любое время

7)Использовать подзаписи - специальная опция для кейсов с сложными записями, подробнее рассматривается в разделе Подзаписи ->

Далее проматываем настройки до следующего раздела:

Запрет на запись к ресурсам на одно и тоже время

Данная опция позволяет выбрать для каких ресурсов/типов ресурсов система будет проверять наличие пересечений записей.
Кликните по полю и в открывшемся мультисписке выберите ресурсы/типы ресурсов для которых нужно запретить пересечения записей.
Важно! - По умолчанию система позволяет создать несколько записей на одно и то же время.
С помощью данной опции мы можем выбрать для каких ресурсов мы разрешаем пересечение записей, а для каких запрещаем.
Далее перейдем в раздел настроек AmoCrm (если вам не требуется создание сделок и их сопоставление с записями данный шаг можно пропустить)

Интеграция с AmoCrm

На данной странице сразу перейдем к блоку настроек "Интеграция с AmoCrm":
Рассмотрим доступные опции:
1)Ответственный сделки - позволяет выбрать пользователя который будет назначен ответственным по умолчанию при создании сделки Кроносом

2)Синхронизация сделок - позволяет выбрать режим синхронизации сделок с записями
Доступно 2 варианта:
  • Одна сделка - одна запись (с одной сделкой можно будет связать только 1 запись)
  • Одна сделка - много записей (с одной сделкой может быть связано неограниченное кол-во записей)
Важно! - в режиме "Одна сделка - много записей" синхронизация полей , синхронизация статусов, автоматическое создание сделок - работать не будут
Это обусловленно как чисто логической невозможностью связать множество записей каждая из которых имеет свои поля и статус с одной сделкой, так и с техническими особенностями работы с API Amo.
Мы рекомендуем использовать именно режим Одна сделка - Одна запись всегда когда это возможно.
3)Действия при удалении сущностей - позволяет настроить поведение записей и сделок при удалении:
  • Опция "Кронос: при удалении записи" - позволяет выбрать какой этап требуется установить у связанной сделки при удалении записи
  • Опция "amoCRM: при удалении сделки" - позволяет выбрать какой статус требуется установить у записи при удалении связанной с ней сделки

4)Сопоставление статусов - позволяет настроить связь между статусом записи и этапом сделки:
  • при изменении этапа сделки будет установлен соответствующий статус записи
  • при изменении статуса записи будет установлен соответствующий этап сделки
Имеется возможность настроить будет ли связь двусторонней или односторонней кликнув по стрелочке:
Важно! - Кронос 2.0 автоматически создает сделки только при переходе/создании записи в статусе который сопоставлен с этапом воронки AmoCRM
Если статус не сопоставлен с этапом мы не знаем где должна быть создана сделка и по умолчанию считаем что ее создание не требуется.
5)Сопоставление статусов - позволяет сопоставить поле записи с полем сделки AmoCRM
Поля сделки будут сразу заполнены при создании сделки Кроносом и затем будут обновляться при изменении полей записи.
Важно! - Синхронизация полей работает только в направлении Кронос ->> AmoCRM
Если вы внесете изменения в сопоставленные поля сделки - поля записи не будут обновлены
Это обусловленно техническими особенностями работы с API AmoCRM и необходимостью проверять свободное время/пересечения ресурсов при изменениях например в Дате начала/окончания записи.

Создание записи

На данном этапе инструкции мы прошли все необходимые для начала работы настройки и можем создать нашу первую запись!
У нас есть 2 способа создания записей вручную:
1) Из окна Кронос

2) Из сделки

Рассмотрим сначала первый вариант, вернемся на вкладку записей и кликнем по любому свободному времени:
Появится окно выбора:
  • Запись - индивидуальная запись
  • Событие - групповая запись
Рассмотрим создание индивидуальной записи.
Для этого нам достаточно кликнуть "запись" и заполнить поля открывшейся краточки.
Обязательными для заполнения полями будут:
1)Услуга
2)Ресурс(должен быть выбран хотя бы 1 ресурс, не обязательно заполнять все поля ресурсов)
3)Контакт
Если для вашего кейса требуются групповые записи - рассмотрим процесс их создания тк он несколько отличается:
Групповое событие нужно сначала создать - указать время начала, время окончания, кол-во доступных мест, услугу которая будет оказываться, ресурсы которые будут требоваться.
Затем это событие можно сохранить и можно будет записывать клиентов.

Кликнем по любому свободному месту в календаре и выберем "Событие" чтобы открыть карточку создания события:
Карточка события почти не отличается от индивидуальной записи, за исключением:
1)Необходимости указать вместимость

2)Возможность добавить к записи несколько контактов

3)Возможность привязать к событию группу контактов
Подробнее о группах контактов ->
Важно! - При создании группового события будут доступны для выбора только услуги с флагом "Групповая услуга" (см. скрин №3 выше)

Работа с Кронос 2.0 из сделок

Одно из главных преимуществ Кронос 2.0 это возможность работать в режиме одного окна и взаимодействовать с системой прямо из карточки сделки.
Для этого при установке виджета автоматически создается вкладка "Кронос":
Достаточно выбрать нужный филиал и кликнуть по кнопке создания нужного вам типа записи - календарь откроется прямо поверх карточки сделки.
Контакт будет автоматически подставлен из сделки (основной контакт сделки)

Если у сделки есть связь с записью - запись будет отображаться в этой вкладке (см. скрин 2 выше)
Поздравляем! - вы закончили базовую настройку Кронос 2.0
Далее - в зависимости от ваших задач вы можете изучить:
В левом меню вы можете подробнее изучить каждый раздел системы.
Тех.поддержка Telegram